إذا زرت أحد الصالونات أو الفعاليات في مجال التوظيف فأغلب الظن ستحصل على بطاقات الأعمال للعديد من الشركات. والتي تحتوي على معلومات الإتصال التي أهمها البريد الإلكتروني. ومن الجيد البقاء على اتصال مع الشركات التي تهتم بالعمل معها. وسيسمح لك ذلك بالحصول على على فرص عمل أكبر وأفضل. فيما يلي بعض النصائح والحيل لكتابة بريد إلكتروني احترافي ناجح.

ابدأ بسطر موضوع ذي مغزى

سواء أجريت محادثة مع شخص ما أرسلت بريدا إلكترونيا إلى شخص. تأمل جيدا في محتوى التواصل معه. تأكد من كتابة سطر موضوع ذي مغزى. وتذكر أن تجعله قصيرًا ولطيفًا. ولكن قبل كتابة سطر الموضوع، فكر في نية الاتصال يجب أن يلخصها سطر الموضوع.

 خاطب بالشكل المناسب

قد يكون من الجيد إرسال لغة عادية مثل “Hey” إلى زميل أو صديق ، ولكن بالنسبة للاستفسارات المهنية، فهي ليست الخيار الأفضل من ناحية أخرى، كلمة “Dear” رسمية للغاية وكلمة “Hi” أو “Hello” هي أكثر ملاءمة

اجعل الرسالة موجزة ​​ومباشرة

على الرغم من أن العديد من الإداريين متحمسون للتواصل مع الموظفين الجدد في شركتهم. إلا أنهم مشغولون جدًا أيضًا. وعادة ما تكتظ صناديق البريد الوارد الخاصة بهم, خاصة بعد معارض التوظيف. وللحصول على أفضل فرصة للرد اجعل رسالتك موجزة ​​ومباشرة.

اجعلها سهلة القراءة

أضف المسافات البادئة أو المسافات بين الفقرات لسهولة القراءة بالإضافة إلى ذلك، احتفظ بأهم معلوماتك حتى بداية كل فقرة حتى يتمكنوا من التعرف على أهم نقاطك.

 لا تستخدم اللغة العامية

تتطلب رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية مستوى معينًا من اللغة الرسمية، لا تستخدم لغة عامية أو رموز تعبيرية بالإضافة إلى ذلك، اختر شكل خط بسيط ولا تضف الكثير من الألوان.

 كن لطيفا وشاكرا

تذكر دائمًا أن تكون لطيفًا وودودًا، تذكر أنهم يقدمون لك خدمة كبيرة وعادة ما يكونون مشغولين للغاية، ويستغرق قضاء بعض الوقت من يومهم للتحدث مع الطلاب في معارض التوظيف أو حتى قراءة رسالة بريد إلكتروني والرد عليها أمر لطيف بالنسبة لهم.

كن شخصية كاريزماتية

حاول أن تبرز عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا، لا تبالغ في الدراماتيكية ومع ذلك فإن القليل من الذكاء لا يؤذي أحدا ولا تخف من إظهار شخصيتك!

اجمع النقاط في محادثتك السابقة

إذا أتيحت لك الفرصة للتحدث معهم في معرض التوظيف، فحاول أن تذكر شيئًا تحدثت عنه قد يكون فريدًا، من المحتمل أن يكون الشخص قد أجرى الكثير من المحادثات المماثلة مع العديد من الطلبة الآخرين، فأي شيء يمكنك قوله سيساعدهم على تذكرك له قيمة.

أعد قراءة الرسالة بعد الانتهاء

حتى عندما تكتب رسائل بريد إلكتروني سريعة وقصيرة، يمكن أن تحتوي بسهولة على أخطاء ويمكن للأخطاء النحوية الصغيرة أن تؤدي إلى معنى مخالف لذلك، وإعادة قراءة بريدك الإلكتروني قبل إرساله لتجنب أي أخطاء.

 استخدم التوقيع المناسب

اثنان من أدوات الإغلاق المناسبة هما “مع أطيب التحيات” و “شكرًا لك”. لا تنس إضافة اسمك في نهاية الرسالة، وأفضل من ذلك، قم بتعيين توقيع تلقائي بحيث يظهر دائمًا في الجزء السفلي من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بغض النظر عن أي شيء.

اتبع هذه النصائح البسيطة وستكون جاهزًا لإرسال رسائل مثل المحترفين.

المصدر https://www.rit.edu/behindthebricks/content/10-tips-writing-professional-emails