تنظيم الوقت

مفهوم الوقت

يحتاج الإنسان إلى العديد من النصائح والخطط التي تهدف لمساعدته على إدارة وقته لكي يصبح فرداً فاعلاً في المجتمع ويساهم في بناء الحضارة، إلّا أنّ الحديث عن تنظيم الوقت، حتى يكون مجدياً وفعّالاً، ينبغي بالضرورة أن يتناول أبعاداً أعمق من مجرد توزيع الخطط الزمنيّة، ونصائح عامّة لتحديد الأهداف لماذا؟ لأنّ الوقت لصيقٌ بالإنسان، وهو أحد أبعاد الحياة التي خُلقنا فيها، إذ يعتبره بعضُ الفيزيائيين بعداً رابعاً بالإضافة للأبعاد المكانية الثلاثة: الطول والعرض والارتفاع.

تحديد الأهداف

إنّ وقود حياتنا هو الوقت الذي وهبنا الله تعالى، أي العمر الذي انتدبنا فيه لنعمّر الأرض وننشر الخير، ومن هذه المقدّمة المهمّة ينطلق كل شخص ليحدد ما يميّز به كشخص وما أوتي من مواهب، الأهداف البعيدة المدى، والأهداف القريبة، وما هي النشاطات التي تحفزه للإنجاز واستغلال الوقت المتاح، وكل هذه الأهداف تُرتّب وتُتابع باستمرار ضمن خطّة زمنيّة مناسبة نذكرُ فيما يلي خمسةَ نصائح ذهبيّة في تحديد الأهداف:

الإنجاز الفعّال يأتي من حوافز حقيقيّة

حدد ما الذي يطلقُ أفضل ما فيك، ويثير الحماس لديك لتُسخّر جزءاً معتبراً من وقتك له. هل هو المال؟ الإنجاز الأكاديمي؟ الإرتقاء في الوظيفة؟ الإستقرار ضمن أسرة متزنة والزواج؟ هل هناك أمور عالقة في حياتك وتريد علاجا لها قبل أن تدخل مشروعاً جديداً مثلاً.

رتّب الأهداف التي وضعتها حسب الأولويات، فإذا كنت طالب جامعيّ مثلاً قد يكون التركيز على الدراسة وتحصيل علامات عالية له الأولوية الأولى على هدف مثل تجميع المال مثلاً، فإذا كنتَ مرهقاً في عملك ولا تعطي نفسك وأسرتك حقّها، فعليك أن تفكّر كيف تستعيد التوازن لحياتك النفسية والأسرية قبل التفكير في الإرتقاء الوظيفي المهني. إنّ فائدة ترتيب الأهداف حسب الأولويات تكمن في إعطاء المهمّة الواحدة زمناً أطول والتركيز عليها، بدلاً من التشتت في أهداف كثيرة ووقت قليل لكل هدف.

زد فرص نجاح تنفيذ الأهداف، يرتبط بالضرورة مع الالتزام بالخطّة الموضوعة، وعدم التسويف والتأجيل.

وضع الأهداف بذكاء

حتىّ تكون الأهداف قويّة وفعّالة، يجب أن تُصمّم بذكاء.

هناك خمسة معايير تحدد جودة الأهداف وتصقلها:

مُحدّدة وليست عامّة، واضحة وليست ضبابيّة:

وذلك لأنّ الأهداف العامّة والمبهمة لا تحدد مسار طريق التنفيذ بدقّة، والجدول التالي يذكر أمثلة على النوعين:

هدف عامّ مبهم

أريد تحسين مستواي في اللغة الإنجليزية حتى أدرس في جامعات أجنبية

أهدف إلى تحسين صحتي الرياضية ولياقتي البدنيّة

هدف محدد وواضح

أريد نيل شهادة TOEFL في اللغة الانجليزية بعلامة 100 على الأقلّ حتى أُقبل في جامعة (س) لدراسة ماجستير في (ص).

سأخصّص نصف ساعة يوميا للمشي بعد الفجر حتى أحافظ وأحسّن من لياقتي وصحّتي االرياضيّة.

قابلة للقياس:

يجب أن يكون هناك مرجع واضح لتحديد هل تمّ تحقيق الهدف أم لا، وكم نسبة النجاح. لنفرض أنّ شخصا يحاول التخلّص من السمنة المفرطة، عليه أن يحدّد ما هو الوزن الذي يرغب بالوصول إليه، ويعتبره كمرجع يعود إليه لتقرير هل هو يقترب من هدفه أم يبتعد.

ممكنة الوصول:

وضع الأهداف عليه أن يتناسب وقدرة الشخص؛ إذ لا يُعقل أنّ شخصاً لم يمارس الرياضة لفترة طويلة من حياته، وعضلاته ليست قويّة، أن يتمكّن من الزيارة الأولى للنادي الرياضي أن يحمل أوزاناً ثقيلة لا يقدر عليها إلّا من لهم باع طويل ومرونة في هذا المجال.

مضبوطة بوقت محدد:

إنّ تحديد الوقت الازم لخطة معينة يساعد على الإلتزام به وعدم تأجيله. ويعني أيضاً تسريع الإحتفال بالإنجاز بالضرورة.

كتابة الأهداف

أهم ما يحفظ المعلومات من الضياع هو الكتابة، إذ مع الكتابة لا عذر للنسيان، ويفضّل أن توضع الأهداف في مساحة مرئيّة تطلعُ عليها العين باستمرار حتى لا تنساها، على الجدران، شاشة الحاسوب، باب والثلاجة.

وضع خطواتٍ عمليّة

إذا كان الهدف كبير يجب تقسيمه لأهداف مصغّرة، وتحديد خطوات التنفيذ العمليّة، حتّى ينتقل للواقع ولا يبقى على الورق.

الالتزام

إنّ وضع الأهداف نشاطٌ مستمرّ لا يتوقّف، وحتى ينجح يجب أن تكون هناك خطّة متابعة لكل هدف على المدى الطويل لضمان الالتزام.

كيفية التخطيط

الأولويات

عند التخطيط لليوم الواحد، قسّم المهمّات حسب أولوياتها لـ:

مهمّ مستعجل: واجب تنفيذها في الحال.

مهمّ غير مستعجل: لا زال هناك وقت متاح لتنفيذها مع كونها مهمّة.

عاجل غير مهمّ: الأفضل تفويض هذه المهمّات للآخرين قدر المستطاع.

غير عاجل وغير مهمّ: لا تحتلّ صدارة من حيث الأهمّية بالنسبة لباقي المهمّات، فيمكن تأجيلها.

ترتيب الخطط مسبقاً

بدلاً من إضاعة الوقت في التفكير ما هي المهامّ التي ستنجزها في نفس اليوم، رتّب جدولاً للإنجاز مسبقاً، في الليلة السابقة قبل النوم مثلاً لمدّة خمس عشرة دقيقة، أو في الصباح الباكر بعد الاستيقاط.

تقليل المشتتات

ابدأ بالانتباه لما يقلّل من فعالية وقتك، من مثل: مقاطعة الناس لك أثناء قيامك بعمل مهمّ، تفقّد الهاتف ومواقع التواصل الاجتماعي بصورة مستمرّة. ثمّ ضع استراتيجيات لتجنّب هذه المشتّتات: أغلق الباب مثلاً أثناء العمل، ضع هاتفك في مكان بعيد عنك، خصص وقتاً لتفقّد رسائل البريد الإلكتروني ومواقع التواصل الإجتماعي، بدلاً من تفقدهم من حين لآخر.